Với số lượng sinh viên Khoa Cơ khí mỗi năm lại một tăng lên, năm học 2019-2020 Khoa Cơ khí quản lý hơn 2.500 sinh viên chính quy. Bên cạnh đó trong thời đại 4.0 công việc quản lý sinh viên cũng cần đổi mới thông qua các kênh trên mạng xã hội, xây dựng, cập nhật trang web của Khoa, công tác truyền thông, xây dựng hình ảnh của Khoa, Nhà Trường và công tác tuyên truyền, tuyển sinh ngày càng bức thiết.
Văn phòng Khoa Cơ khí thực hiện các nhiệm vụ chính như sau:
1. Rà soát kiểm tra việc vào điểm các bộ môn
Hiện nay công việc nhập điểm được giao cho các bộ môn, nhưng trách nhiệm của văn phòng Khoa là rà soát lại toàn bộ bảng điểm các học phần do Khoa quản lý. Với khối lượng rà soát lớn, tỷ mỉ, cần tập trung thời gian để rà soát.
Mỗi năm VPK cần rà soát gần 1.000 bảng điểm nên khối lượng công việc lớn, cần nhiều thời gian để rà soát.
2. Gửi thông báo tới các sinh viên
Ngoài các kênh truyền thống qua các Cố vấn học tập, VPK đã kết hợp với LCĐ và Chi hội sinh viên Khoa Cơ khí lập nhóm Facebook “LCD Khoa Cơ khí – Trường ĐH GTVT”, Trang Facebook “Khoa Cơ khí – Trường Đại học Giao thông vận tải”. Phó Khoa phụ trách công tác sinh viên sẽ xin ý kiến Phòng Công tác chính trị sinh viên và Nhà Trường để đưa ra thông báo với sinh viên đây là kênh thông tin nhanh của Khoa Cơ khí, đề nghị các em sinh viên tham gia để nhận các thông tin.
Phó Khoa sẽ kết hợp với CVHT thông qua nhóm facebook “Cố vấn học tập Khoa Cơ khí – UTC” để nhắc nhở cán bộ bộ lớp và những em sinh viên chưa thực hiện tốt khâu nhận thông tin. Với giải pháp như vậy sẽ kết nối được Phó Khoa phụ trách sinh viên, BCH Liên chi đoàn Khoa và đội ngũ CVHT thông suốt trong khâu thông tin, từ đó đưa được các thông tin đến sinh viên về quy chế, địa chỉ những phòng ban, đơn vị trong Trường khi cần hỗ trợ các công việc liên quan, ví dụ như văn phòng hỗ trợ sinh viên ở đâu, hỗ trợ những thủ tục gì…. Những thông tin về học tập, hoạt động của Nhà Trường, Khoa và thông tin tuyển dụng, hội thảo, ngày hội việc làm….
3. Công tác truyền thông và tuyển sinh
Chuyên viên văn phòng Khoa sẽ phụ trách về mảng truyền thông, kết hợp với Chi hội sinh viên Khoa cơ khí, Chi đoàn giảng viên Khoa Cơ khí xây dựng mới trang web Khoa Cơ khí. Đồng thời thành lập Ban truyền thông Khoa Cơ khí để lấy các sinh viên có khả năng tốt về truyền thông, thường xuyên viết bài, cập nhật tình hình học tập, hoạt động văn hoá thể thao, nghiên cứu khoa học, việc làm cho sinh viên.
4. Các công việc thường xuyên VPK thực hiện
5. Đội ngũ chuyên viên Văn phòng khoa
Hiện nay VPK Cơ khí có 02 chuyên viên gồm: ThS. Vũ Hoàng và Cử nhận Đỗ Thanh Huyền
6. Liên hệ
Địa chỉ: Phòng 103, Nhà A6 , Trường Đại học Giao thông vận tải, Số 3 Cầu Giấy, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 024.37660397
Email: fme@utc.edu.vn
Trang web Khoa Cơ khí: http://fme.utc.edu.vn
Trang Facebook Khoa Cơ khí: https://www.facebook.com/fme.utc/
Địa chỉ: Phòng 103 - 104 Nhà A6, Trường Đại học GTVT, Số 3 Cầu Giấy, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại: (0243) 7660397
E-mail: fme@utc.edu.vn
Website: http://fme.utc.edu.vn